Molto spesso ci si concentra su cosa possono fare le aziende per migliorare l’efficienza dei team e in generale le performance dell’organizzazione. Oggi vogliamo concentrarci sul lavoro che ognuno può fare individualmente per migliorare la propria gestione a lavoro.

In ambito IT, le sfide sono numerose e gli obiettivi spesso ambiziosi, per riuscire a far fronte alle crescenti pressioni è importante avere una buona organizzazione, capacità di pianificazione e attenzione ai dettagli. Capire come organizzare il proprio tempo e le proprie energie è tra l’altro uno dei modi migliori per evitare di cadere nella trappola del burnout.

In questo articolo vedremo alcune tecniche utili al miglioramento della gestione di sé e ti daremo dei consigli pratici su come migliorare le tue prestazioni a lavoro.

  • Definire obiettivi chiari
  • Organizzare il lavoro in checklist
  • Prioritizzare le attività
  • Pianificare il tempo
  • Automatizzare i processi
  • Mantenere il focus
  • Monitorare i progressi – Monitorare se stessi

Definisci obiettivi chiari 

Senza degli obiettivi chiari si rischia di lavorare senza una direzione precisa, perdendo tempo e risorse. Prima di tutto, è importante stabilire cosa si vuole ottenere nel breve e lungo periodo, come ad esempio il completamento di un progetto, l’acquisizione di nuove competenze o un avanzamento di carriera. Una volta stabiliti gli obiettivi, è possibile pianificare le attività in modo mirato e organizzare il tempo in modo da raggiungerli. 

Ad esempio, se il tuo obiettivo è quello di imparare un nuovo linguaggio di programmazione, potresti definire un piano di studi che preveda di dedicare un certo numero di ore alla settimana alla lettura di determinati libri di testo, alla visione di video tutorial e alla partecipazione a corsi online. Se il tuo obiettivo è fare carriera puoi fare un piano con una timeline che preveda le competenze da acquisire, le mansioni da svolgere, i manager da coinvolgere per la tua crescita professionale.  

Organizza il lavoro in checklist 

Le nostre menti amano avere una visione chiara delle attività da svolgere, il semplice fatto di pianificare cosa deve essere fatto è un modo molto efficace per non lasciare lavori incompiuti. Molto spesso il raggiungimento di un obiettivo ci sembra impossibile – o genera un senso di ansia – perché richiede tantissime operazioni che sembrano insormontabili. In realtà, ogni macro-lavoro può essere segmentato in tante piccole azioni. Scrivi tutto quello di cui ti devi ricordare e tutti i compiti che devi portare a termine e organizza queste informazioni in una checklist ordinata e funzionale. Oltre ad avere una chiara visione delle tue mansioni quotidiane, proverai un senso di soddisfazione ed entusiasmo a cancellare le attività compiute dalla checklist, questo ti darà motivazione per passare alla prossima.  

Prioritizza le attività 

Non tutte le attività sono ugualmente importanti e alcune richiedono più tempo e attenzione rispetto ad altre. Per questo motivo, è importante stabilire diversi livelli di priorità e dedicare il tempo e le risorse necessarie alle attività più importanti. 

La prioritizzazione delle attività può essere fatta in base all’urgenza, all’importanza, alla complessità o ad altri criteri che ritieni importanti. Ad esempio, se hai una scadenza imminente per la consegna di un progetto, dovresti concentrarti sul completamento del progetto e posticipare altre attività meno urgenti. Puoi utilizzare colori diversi per priorità diverse in modo che le mansioni più importanti saltino subito all’occhio. 

Pianifica il tempo 

Senza una pianificazione adeguata del tempo, si rischia di sprecare energie e risorse su attività che non sono importanti o di non riuscire a completare le attività importanti entro le scadenze prefissate. Per gestire il tempo, è possibile utilizzare un calendario, un programma di gestione delle attività, come Trello. 

Per essere efficiente dovresti fare una stima realistica del tempo necessario per completare ogni operazione, in modo da evitare sovraccarichi o il rischio di non riuscire a completare le attività entro le scadenze. Ricorda che è importante includere anche il tempo per le pause e per il riposo, in modo da mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Automatizza i processi 

L’automatizzazione dei processi permette di ridurre gli errori e il rischio di perdita di tempo, aumentando la velocità di esecuzione delle attività. Esistono diversi strumenti di automazione, ad esempio programmi per il testing dei software o per la gestione delle infrastrutture di rete che possono ridurre notevolmente il tempo necessario per eseguire queste attività, migliorando l’efficienza complessiva del processo. 

Sono molte le attività che possono essere automatizzate, come l’organizzazione e la gestione dei file, la comunicazione e la collaborazione con i colleghi o la gestione del tempo.  

Mantieni il focus 

In un ambiente di lavoro dinamico e impegnativo, è facile distrarsi e perdere il focus dalle attività importanti. Per rimanere concentrati, è importante ridurre le distrazioni e le interruzioni, concentrarsi su una singola attività alla volta e mantenere un approccio sistematico e organizzato. 

Potresti utilizzare tecniche di time blocking per pianificare il tempo in modo da concentrarti su una sola attività per volta. È dimostrato che il multi-tasking sovraccarica il cervello, riduce la capacità di concentrazione e la produttività. 

Monitora i progressi 

È molto importante tenere traccia del lavoro svolto e comprendere se stiamo stati efficaci nell’eseguirlo, così da poter identificare eventuali aree di miglioramento. In questo modo puoi individuare eventuali problemi e apportare le modifiche necessarie per essere più performante. 

È possibile utilizzare strumenti di reporting e di analisi, come ad esempio dashboard o report periodici.  

Monitora te stesso 

Il monitoraggio non deve riguardare solo le performance, ma anche le nostre energie. Hai tempo da dedicare ai tuoi hobbies? Dormi abbastanza? La tua ansia da lavoro è gestibile o invade ogni area della tua sfera privata? Il burnout è la sindrome del nostro secolo, ma può essere combattuta ascoltando la nostra stanchezza, il nostro bisogno di altro, e alimentando le attività che ci mettono di buon umore. Se senti di essere al limite, il supporto di un professionista, come un terapista o un life coach, potrebbe aiutarti a riportare equilibrio nella tua vita e di conseguenza nella tua carriera.  

Insomma, gestire sé stessi è un processo continuo e in evoluzione. È importante organizzare il lavoro in base obiettivi, task, tempo, priorità e monitorare l’efficacia delle proprie attività. Esistono diversi programmi che possono aiutarci a gestire e automatizzare il lavoro, alleggerendo la mente e permettendoci di concentrarci su quello che conta davvero.  

Ricorda che non siamo macchine, l’equilibrio tra vita privata e lavoro deve esser rispettato e non dobbiamo pretendere troppo da noi stessi.