Nel mondo del lavoro, soprattutto per i professionisti del settore tech e IT, la gestione del tempo è essenziale. La competizione è molto alta, le deadline spesso ravvicinate e la richiesta di risultati sempre più immediata. Per questo motivo è importante sviluppare le giuste tecniche di gestione del tempo e delle priorità per poter ottenere il massimo dal proprio lavoro.
In questo articolo, esploreremo come i professionisti tech e IT possono gestire il proprio tempo in modo efficiente, aumentare la produttività e migliorare la qualità delle loro performance.
Perché è importante la gestione del tempo per i professionisti tech e IT?
Lavorare in questo settore richiede un’alta concentrazione e attenzione ai dettagli, la distrazione è una vera e propria minaccia al successo. Inoltre, i professionisti tech e IT spesso devono gestire scadenze strette e attività complesse; quindi, è fondamentale essere in grado di gestire il proprio tempo per consegnare il lavoro nei tempi previsti e con la qualità richiesta.
Ma non è solo una questione di ottimizzazione. La gestione del tempo ti aiuta a ridurre lo stress nel lungo termine dandoti una direzione quando hai troppo lavoro da fare. Dà il controllo su dove si sta andando e da un maggiore senso di soddisfazione a lavoro.
Tecniche di gestione del tempo e delle priorità
Esistono numerose tecniche che aiutano a migliorare la gestione del tempo. Vediamo le più efficaci:
1. Prioritizzazione delle attività
Consiste nel creare una check-list delle attività da svolgere e stabilire deadline e priorità. In questo modo, i professionisti tech e IT possono focalizzarsi sui task più importanti e urgenti, senza perdere tempo su quelle meno importanti.
Le priorità possono essere evidenziate con dei colori, ad esempio rosso per le deadline urgenti, arancio per quelle da gestire nel breve periodo, giallo per quelle da svolgere in alcuni giorni e verde per quelle meno urgenti. Oppure si possono usare delle animoticon, dei tag o altre tecniche utili per evidenziare immediatamente all’occhio quali sono i lavori urgenti e organizzare la tua giornata.
Oltre a saper dare delle priorità, è importante anche sapere dire di no quando si è troppo impegnati o quando le richieste degli altri non rientrano nelle proprie priorità. In questo caso, è importante comunicare in modo chiaro e assertivo le ragioni per cui si rifiuta una richiesta e fornire eventualmente delle alternative o un nuovo piano di lavoro.
Inoltre, è necessario impostare scadenze realistiche e fattibili. Ciò significa considerare le risorse disponibili, le dipendenze del progetto e altri fattori che possono influenzare la data di consegna. Questo ultimo punto è particolarmente importante in quanto scadenze irrealistiche possono portare a ritardi e al fallimento del progetto.
Una buona abitudine è pianificare le attività da svolgere la sera prima così da avere un’idea chiara delle attività da svolgere il giorno successivo e di evitare perdite di tempo.
2. Utilizzo di software di gestione del tempo
Ci sono numerosi software di gestione del tempo disponibili sul mercato, come ad esempio Trello, Asana, Todoist e molti altri. Questi software consentono di creare liste di attività, organizzare le scadenze, assegnare le attività ai membri del team e tracciare il progresso del lavoro oltre che ricevere remainder vie e-mail delle scadenze non rispettate. In questo modo, tutti i membri del team possono avere una panoramica completa delle attività in corso e gestire il proprio tempo in modo più efficiente.
Alcuni software possono perfino aiutare ad automatizzare le attività ripetitive, come la generazione di report, l’aggiornamento di dati e la configurazione del sistema. Automatizzare queste attività permette di liberare tempo prezioso per concentrarsi su attività più importanti e impegnative.
3. Gestione dell’e-mail
L’e-mail è uno strumento di comunicazione essenziale per i professionisti tech e IT, ma può diventare un vero e proprio elemento di distrazione, soprattutto se se ne ricevono molte. Una tecnica efficace è quella di pianificare un momento specifico della giornata per la gestione delle e-mail e limitare il tempo dedicato a questa attività, ad esempio di mattina appena entrati in ufficio, poi a metà mattinata, dopo pranzo e in fine a metà pomeriggio. Questo permette di non distrarsi e perdere il focus a ogni e-mail che arriva. È buona pratica anche disattivare le notifiche delle e-mail dal proprio cellulare per non essere disturbati mentre si fa un lavoro di concentrazione.
4. Gestione delle riunioni
La gestione delle riunioni è un altro aspetto critico dell’auto-gestione del tempo e delle priorità. Le riunioni sono spesso un elemento necessario per la collaborazione e il coordinamento tra i membri del team, ma possono anche diventare un grande spreco di tempo se non sono gestite correttamente.
Molto – troppo – spesso pensiamo “questo meeting poteva essere una mail”. Quindi la prima cosa da fare è assicurarsi che non ci siano mezzi migliori per discutere insieme al team, magari è davvero sufficiente una mail o interfacciarsi nella chat aziendale.
Nel caso in cui sia fondamentale la partecipazione dal vivo di tutti, è importante definire gli obiettivi della riunione e assicurarsi che siano chiari a tutti i partecipanti.
Un’altra buona pratica è quella di avere una scaletta dettagliata che elenchi i punti da discutere e il tempo stimato per ogni punto. Questo aiuta a mantenere la riunione focalizzata sugli obiettivi e ad evitare che si dilunghi troppo.
Se gli argomenti non possono essere discussi entro il tempo previsto, questi possono essere spostati in un’altra riunione o discusso in modalità asincrona, utilizzando strumenti di collaborazione come Slack, Trello o Google Drive.
Infine, una volta conclusa la riunione, è importante definire e assegnare i compiti e le attività a ciascun partecipante. In questo modo, ogni membro del team ha una chiara comprensione di ciò che deve fare e di quando deve farlo.
5. Pianificare con una visione a lungo termine
Gli specialisti tech e IT lavorano su progetti che richiedono molto tempo e risorse, per questo è opportuna una pianificazione a lungo termine. Questo non significa che la pianificazione a breve termine non sia importante, anzi è il primo passo per raggiungere gli obiettivi a lungo termine. L’idea è quella di definire l’obiettivo a lungo termine e dividerlo in tanti micro-obiettivi facili da raggiungere. Bisogna anche valutare periodicamente il progresso del proprio lavoro e apportare eventuali modifiche per adattarsi ai cambiamenti in corso d’opera.
In fine, vogliamo porre l’accento su un aspetto spesso trascurato quando si parla di gestione del tempo e delle priorità per i professionisti tech e IT: prendersi cura della propria salute e del proprio benessere. Spesso, siamo così concentrati sulla realizzazione dei nostri obiettivi professionali che dimentichiamo di prestare attenzione alla nostra salute fisica e mentale.
Oltre tutto, una buona salute fisica e mentale ci permettono a loro volta di essere più produttivi e concentrati a lavoro, un motivo in più per inserirla nella nostra lista.
Questo sono solo alcune delle tecniche disponibili per migliorare il time management in ambito tech e IT ma mettendole in pratica noterete un immediato miglioramento del tuo lavoro e dei tuoi livelli di stress.
Se sei interessato a questo argomento, dai un’occhiata al nostro articolo su come gestire se stessi per migliorare la produttività e l’efficienza in ambito IT.
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